Viele Unternehmen kämpfen mit ineffizienten Finanzprozessen. Manuelle Buchhaltung, Papierbelege und langsame Genehmigungswege kosten Zeit und Geld. Mit der Pflicht zur E-Rechnung, die in Deutschland eingeführt wird, wird das Thema noch dringlicher. Unternehmen sind gezwungen, ihre Prozesse anzupassen – doch statt es als reine gesetzliche Vorgabe zu sehen, bietet die Digitalisierung auch große Chancen: mehr Effizienz, weniger Fehler und eine flexiblere Arbeitsweise.

Jana Ludwig-Martyushev, Finanzcoach für Startups und Mittelständler, hat in ihrem Vortrag „Geschäftsprozesse digitalisieren: Der Weg zur E-Rechnung“ gezeigt, wie Unternehmen den Wandel pragmatisch und schrittweise umsetzen können. Dabei geht es nicht nur um neue Tools, sondern um eine strategische Neuausrichtung der Finanzabteilung, die langfristig Wettbewerbsvorteile bringt.

Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Vortrag zusammen und zeigt, welche ersten Schritte Unternehmen jetzt gehen sollten, um ihre Finanzprozesse zukunftssicher zu machen.

Die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung macht es unumgänglich, Rechnungen digital zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren. Unternehmen, die bisher auf Papierrechnungen oder PDFs setzen, müssen ihre Prozesse anpassen. Wer diesen Wandel frühzeitig angeht, kann die Umstellung nutzen, um weitere Finanzprozesse zu modernisieren und langfristig Zeit und Kosten zu sparen.

Viele Unternehmen kämpfen mit dem Fachkräftemangel. Besonders in der Finanz- und Buchhaltungsabteilung sind qualifizierte Mitarbeiter schwer zu finden. Gleichzeitig erwarten jüngere Fachkräfte moderne, digitale Arbeitsweisen, die effiziente und flexible Prozesse ermöglichen.

Unternehmen, die ihre Finanzabteilung digitalisieren, machen sich nicht nur attraktiver für neue Talente, sondern entlasten auch bestehende Mitarbeiter von zeitaufwendigen Routineaufgaben.

Daten sind die Grundlage moderner Finanzentscheidungen. Doch in vielen Unternehmen werden Excel-Tabellen manuell gepflegt, Rechnungen ausgedruckt und abgeheftet oder Kontobewegungen per Hand erfasst. Diese Prozesse sind fehleranfällig und nicht mehr zeitgemäß.

Mit einer digitalen Finanzinfrastruktur lassen sich große Datenmengen automatisiert verarbeiten, analysieren und sinnvoll nutzen – ein entscheidender Vorteil für Unternehmen jeder Größe.

Automatisierte Prozesse ermöglichen es, Rechnungen, Zahlungen und Berichte schneller zu bearbeiten. Statt Belege mühsam von Hand zu sortieren, können digitale Systeme viele dieser Aufgaben selbstständig übernehmen.

Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Flexibilität: Finanzabteilungen können ortsunabhängig arbeiten, Abstimmungen laufen schneller und Fehler werden frühzeitig erkannt.

Die Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern eine Möglichkeit, Ressourcen gezielt für wertschöpfende Aufgaben einzusetzen.

Automatisierung reduziert den Aufwand für wiederkehrende Tätigkeiten wie Rechnungserfassung, Zahlungsabgleich oder Steuerberechnungen. Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische Analysen, Planung und die Optimierung des Unternehmenswachstums.

In vielen Unternehmen sind Finanzabteilungen chronisch überlastet. Die Prozesse sind oft langsam, fehleranfällig und ineffizient, weil sie noch manuell abgewickelt werden. Eine zentrale Frage, die sich viele Geschäftsführer und Mitarbeitende stellen, lautet daher:

Die Antwort liegt in veralteten Arbeitsweisen, die viel Zeit und Ressourcen binden. Belege werden mehrfach geprüft, gestempelt, unterschrieben und per Hand ins System übertragen. Statt sich auf strategische Analysen und Optimierungspotenziale zu konzentrieren, verbringen Mitarbeitende in der Finanzbuchhaltung ihre Zeit mit administrativen Aufgaben.

Ein typisches Szenario in vielen Unternehmen zeigt, wie ineffizient Finanzprozesse noch immer sind:

1. Eine Rechnung trifft ein – meist in Papierform oder als PDF per E-Mail.

2. Unterschriftenmappe statt Digitalisierung – Die Rechnung wird ausgedruckt und in die Unterschriftenmappe gelegt.

3. Mehrfache Prüfung & Stempel – Der Mitarbeiter, der die Bestellung aufgegeben hat, überprüft die Preise, setzt einen Stempel mit dem Eingangsdatum und unterschreibt.

4. Freigabe durch die Geschäftsführung – Die Rechnung wandert weiter zur Geschäftsführung, erneut wird gestempelt und unterschrieben.

5. Manuelle Erfassung im Buchhaltungssystem – Erst nach mehreren Durchläufen wird die Rechnung endlich im System verbucht.

Hoher Zeitaufwand – Rechnungen bleiben oft tagelang oder sogar wochenlang unbearbeitet.

Fehlerrisiko – Unterschriften oder Stempel fehlen, Rechnungen gehen verloren, doppelte Buchungen passieren.

Mangelnde Transparenz – Wer hat die Rechnung gerade? Wurde sie schon freigegeben? Diese Fragen sind schwer zu beantworten.

Eine digitale Finanzabteilung macht Schluss mit diesen ineffizienten Prozessen. Rechnungen werden direkt digital erfasst, geprüft und freigegeben – ohne Papier, Unterschriftenmappen oder Stempel. Das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Transparenz.

Die Umstellung auf digitale Prozesse bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

Weniger manuelle Prozesse & Fehler
Automatisierte Workflows übernehmen die Bearbeitung von Rechnungen und Buchungen. Manuelle Erfassungen entfallen weitgehend.

Schnellere Analysen & bessere Entscheidungen
Echtzeit-Daten ermöglichen es, finanzielle Entwicklungen schneller zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Nachhaltigkeit durch weniger Papier
Ein papierloses Büro spart nicht nur Kosten, sondern reduziert auch den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens.

Stärkere Wettbewerbsfähigkeit
Moderne Finanzprozesse verbessern nicht nur die Effizienz, sondern machen Unternehmen attraktiver für Fachkräfte und Investoren.

Die Digitalisierung der Finanzabteilung besteht aus mehreren zentralen Bausteinen, die schrittweise optimiert und automatisiert werden können. Ziel ist es, manuelle Prozesse zu reduzieren, Fehler zu vermeiden und den gesamten Workflow effizienter zu gestalten.

Rechnungen und wichtige Dokumente müssen direkt digital erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Ein papierbasierter Posteingang führt zu Verzögerungen, Fehlern und unnötigem Verwaltungsaufwand.

• Papierpost sollte konsequent eliminiert und durch Digitalisierungsservices ersetzt werden. Viele Anbieter digitalisieren Briefe und stellen sie in einer sicheren Online-Umgebung zur Verfügung.

• Ein zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungen (z. B. invoices@firma.de) sorgt dafür, dass alle Rechnungen an einem Ort ankommen und direkt weiterverarbeitet werden können.

• Digitale Unterschriften ersetzen physische Unterschriftenmappen und ermöglichen eine schnelle, ortsunabhängige Freigabe von Dokumenten.

Finanztransaktionen und Buchhaltungsabläufe lassen sich durch moderne Softwarelösungen erheblich vereinfachen.

• Schnittstellen zwischen Bank und Buchhaltungssoftware ermöglichen eine automatische Erfassung und Kategorisierung von Zahlungseingängen und -ausgängen.

• Reisekostenabrechnungen sollten digital erfolgen. Statt Belege manuell in Excel-Tabellen einzutragen, können Mitarbeiter Quittungen einfach per App erfassen und automatisch verbuchen lassen.

• Automatische Erkennung und Verarbeitung von Zahlungen reduziert Fehler und spart wertvolle Zeit. Überfällige Rechnungen können automatisch angemahnt werden.

Eine klare und durchdachte Ablagestruktur ist essenziell, um Dokumente schnell zu finden und Arbeitsprozesse zu optimieren.

• Klare Ordnerstruktur und Namenskonventionen verhindern Chaos in der digitalen Ablage. Ein Dokument mit der Bezeichnung „Budget 2 FINAL“ ist nicht eindeutig – jedes Dokument sollte mit Datum und einem klaren Titel versehen werden.

• Alle relevanten Dateien sollten zentral in der Cloud gespeichert werden, um ortsunabhängigen Zugriff und Datensicherheit zu gewährleisten.

• Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater muss ebenfalls digital erfolgen. Belege und Buchungsdaten sollten nicht mehr in Papierform oder per E-Mail hin- und hergeschickt werden, sondern über eine sichere digitale Schnittstelle ausgetauscht werden.

Die Digitalisierung der Finanzprozesse ist weit mehr als die Einführung neuer Software. Ohne eine solide Basis kann selbst die beste Technologie scheitern. Unternehmen müssen sich daher bewusst machen, dass eine erfolgreiche Digitalisierung nicht durch reine Automatisierung einzelner Prozesse entsteht, sondern durch eine strategische, gut durchdachte Herangehensweise.

Viele Unternehmen begehen den Fehler, unstrukturierte Prozesse einfach in ein digitales System zu überführen. Doch wenn bestehende Abläufe ineffizient sind, wird die Digitalisierung diese Probleme nicht lösen – sondern oft sogar verstärken. Deshalb ist es entscheidend, zuerst eine klare Analyse der aktuellen Prozesse durchzuführen, Akzeptanz im Team zu schaffen und gegebenenfalls Experten zur Unterstützung hinzuzuziehen. 

Bevor die Digitalisierung startet, sollte das Unternehmen genau analysieren, welche Prozesse derzeit ineffizient sind und wo die größten Potenziale zur Automatisierung liegen.

• Welche Prozesse sind langsam und fehleranfällig? Gibt es Abläufe, die regelmäßig Verzögerungen oder Doppelarbeiten verursachen?

• Wo entstehen unnötige manuelle Aufgaben? Welche Tätigkeiten könnten durch digitale Tools oder automatisierte Workflows ersetzt werden?

• Welche Tools könnten helfen? Welche Softwarelösungen passen zum Unternehmen und lassen sich in bestehende Systeme integrieren?

Ein strukturiertes Prozess-Mapping kann dabei helfen, Engpässe zu identifizieren und konkrete Optimierungsmöglichkeiten abzuleiten.

Eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung ist nicht die Technologie selbst, sondern der Mensch. Mitarbeiter müssen den Wandel mittragen, sonst scheitert die Umstellung an Widerständen und Unsicherheiten.

• Mitarbeiter frühzeitig einbinden und Ängste nehmen: Digitalisierung bedeutet Veränderungen im Arbeitsalltag. Klare Kommunikation und Schulungen helfen, Vorbehalte abzubauen.

• Gemeinsame Auswahl der richtigen Tools: Die Einführung neuer Software sollte nicht allein von der IT-Abteilung oder der Geschäftsführung entschieden werden. Das Team, das die Systeme täglich nutzt, sollte in die Auswahl einbezogen werden.

• Schrittweise Umsetzung statt „Big Bang“-Umstellung: Ein komplettes Finanzsystem auf einmal umzustellen, ist oft riskant. Besser ist ein phasenweiser Rollout, bei dem einzelne Prozesse nacheinander digitalisiert werden.

Unternehmen müssen nicht alles alleine bewältigen. Externe Fachleute können dabei helfen, Fallstricke zu vermeiden und den Digitalisierungsprozess effizient zu gestalten.

• Finanz-Coaches helfen bei der Prozessoptimierung: Sie analysieren bestehende Abläufe und zeigen auf, wo Automatisierung sinnvoll ist.

• Einbindung von Steuerberatern und IT-Experten: Die Finanzdigitalisierung sollte in enger Zusammenarbeit mit Steuerberatern erfolgen, um sicherzustellen, dass alle Buchhaltungs- und Steueranforderungen erfüllt werden. Zudem braucht es eine gut durchdachte IT-Integration, um Software-Schnittstellen optimal zu nutzen.

Viele Unternehmen wissen, dass sie ihre Finanzprozesse digitalisieren müssen, doch die größte Hürde ist oft der Einstieg. Wo fängt man an? Welche Prozesse sollten zuerst umgestellt werden? Die Digitalisierung erfordert eine klare Strategie, die schrittweise umgesetzt wird, anstatt alles auf einmal umzustellen.

Die Umstellung auf digitale Finanzprozesse sollte nicht überstürzt werden. Bevor Software ausgewählt oder neue Abläufe eingeführt werden, ist es wichtig, eine Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse zu machen und klare Prioritäten zu setzen.

Die besten Erkenntnisse über bestehende Engpässe kommen aus der Praxis. Deshalb ist es essenziell, die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen und gemeinsam folgende Fragen zu klären:

• Wo gibt es aktuell die größten Herausforderungen und Verzögerungen?

• Welche Prozesse sind besonders zeitaufwendig oder fehleranfällig?

• Welche Aufgaben werden regelmäßig wiederholt und könnten automatisiert werden?

Ein offenes Gespräch mit dem Team hilft, kritische Prozesse zu identifizieren, die dringend optimiert werden sollten.

Ein erfolgreicher Digitalisierungsprozess beginnt mit den Bereichen, die den größten Mehrwert und die schnellsten Verbesserungen bringen. Die folgenden vier Bereiche bieten das beste Potenzial für Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen:

Viele Unternehmen empfangen und versenden Rechnungen immer noch in Papierform oder als unsortierte PDFs. Um eine vollständige Digitalisierung zu erreichen, sollten folgende Maßnahmen umgesetzt werden:

• Papierbasierte Dokumente durch einen Digitalisierungsservice ersetzen

• Ein zentrales E-Mail-Postfach für Rechnungen einrichten (z. B. invoices@firma.de)

• Digitale Freigabe- und Unterschriftsprozesse etablieren, um Verzögerungen zu vermeiden

Eine der größten Zeitfresser in Unternehmen ist die manuelle Verarbeitung von Buchungen und Banktransaktionen. Durch die richtige Software und Automatisierung lassen sich Fehler reduzieren und Arbeitsabläufe deutlich beschleunigen:

• Banktransaktionen automatisch in die Buchhaltungssoftware übertragen

• Rechnungen und Belege direkt mit Buchungskategorien verknüpfen

• Digitale Reisekostenabrechnungen nutzen, um Belege direkt per App einzureichen

Rechnungen sollten nicht mehr manuell in Excel oder Word erstellt werden. Durch den Einsatz von Buchhaltungssoftware mit integrierter Rechnungsstellung können folgende Vorteile erzielt werden:

• Automatische Rechnungserstellung mit vordefinierten Vorlagen

• Digitale Versandmöglichkeiten direkt aus dem System heraus

• Automatische Mahnprozesse für überfällige Zahlungen

Viele Unternehmen kämpfen mit komplexen Excel-Tabellen für ihre Finanzplanung. Durch cloudbasierte Lösungen kann das Berichtswesen optimiert und die Transparenz erhöht werden:

• Alle Finanzdaten in einer zentralen Plattform speichern und auswerten

• Echtzeit-Dashboards für bessere Entscheidungsgrundlagen nutzen

• Automatische Forecasts und Budgetüberwachungen integrieren

Eine erfolgreiche Digitalisierung erfordert nicht nur eine klare Strategie, sondern auch die passenden Werkzeuge. Jana Ludwig-Martyushev empfiehlt eine schrittweise Einführung, um Prozesse gezielt zu optimieren, anstatt sofort eine vollständige Umstellung durchzuführen. So lassen sich technologische Lösungen besser in bestehende Abläufe integrieren und die Akzeptanz im Team steigern.

Digitale Buchhaltungssysteme ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung von Belegen, Zahlungen und Steuererklärungen. Besonders bewährt haben sich:

• DATEV – eine der meistgenutzten Lösungen für Finanzbuchhaltung und Steuererklärungen

• sevDesk – eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen

• Lexware – eine Lösung, die Buchhaltung, Lohnabrechnung und Warenwirtschaft kombiniert

Reisekostenabrechnungen sind häufig mit viel Papierkram und manuellen Eingaben verbunden. Mit den folgenden Apps können Mitarbeiter Belege direkt per Smartphone erfassen und abrechnen:

• Circula – automatisierte Reisekostenabrechnung mit direkter Integration in Buchhaltungssysteme

• Expensify – eine App zur digitalen Erfassung und Verarbeitung von Belegen und Spesen

Eine zentrale, cloudbasierte Ablage sorgt für sicheren und schnellen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Empfohlene Lösungen sind:

• Google Drive – flexibel nutzbarer Cloud-Speicher mit einfacher Dokumentenverwaltung

• SharePoint – eine leistungsstarke Plattform zur Verwaltung von Unternehmensdokumenten

Manuelle Banküberweisungen und Kontoabgleiche kosten viel Zeit. Automatisierte Bank-Schnittstellen ermöglichen eine direkte Verbindung zwischen Buchhaltungssoftware und Bankkonten:

• FinAPI – eine Schnittstellenlösung für den automatisierten Zahlungsverkehr

• Pleo – ein Tool für die Verwaltung von Firmenkreditkarten mit automatischer Belegerfassung

Unterschriftenmappen gehören der Vergangenheit an. Mit digitalen Signaturen lassen sich Verträge und Rechnungen rechtskonform unterzeichnen:

• DocuSign – eine weltweit verbreitete Lösung für digitale Vertragsunterzeichnungen

• Adobe Sign – ein flexibles Tool für elektronische Unterschriften mit Integration in viele Unternehmensanwendungen

Große All-in-One-Lösungen sind oft teuer und kompliziert. Sie erfordern lange Implementierungszeiten und sind nicht immer an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anpassbar.

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) bietet sich eine modulare Einführung an. Einzelne Tools können nach Bedarf integriert und später erweitert werden. So bleibt die Digitalisierung flexibel und passt sich dem Wachstum des Unternehmens an.

Die Einführung digitaler Prozesse ist längst keine Option mehr – sie ist ein entscheidender Faktor für langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

• Die E-Rechnungspflicht macht das Thema Digitalisierung dringlicher denn je.

• Automatisierung spart Zeit, senkt Kosten und reduziert Fehler.

• Die besten Ergebnisse entstehen, wenn das Team aktiv in den Prozess eingebunden wird.

• Eine schrittweise Umsetzung und klare Struktur sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen digitalen Transformation.